Ob Wirtschaftlichkeit, innovative Geschäftsmodelle, IT-Sicherheit oder kollaboratives Arbeiten: Die Digitalisierung ist von entscheidender Bedeutung, um in einer global vernetzten Wirtschaft zu bestehen. Die meisten Unternehmen haben die Vorteile längst erkannt. Wie unser erster Beitrag aus der Reihe „Digitalisierung im Mittelstand“ zeigte, gelingt jedoch die Umsetzung vor allem in KMU nur zögerlich. Wir beleuchten die Ursachen und stellen erste Lösungen vor.
Warum ist Digitalisierung so bedeutend?
Für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit ist eine Beschleunigung von Digitalisierungsvorhaben grundsätzlich von Vorteil. Der Einsatz digitaler Technologien verschlankt Prozesse, verbessert die Produktivität und optimiert den Waren- sowie Informationsfluss. Auch die Innovationskraft steigt: Mithilfe neuer Geschäftsmodelle sowie komfortabler Informations- und Service-Angebote liefern Unternehmen Antworten auf die Bedürfnisse von Verbraucher*innen. Klaren Mehrwert bietet etwa ein verbessertes datengestütztes Risikomanagement, es erhöht die Transparenz innerhalb des eigenen Geschäftsfeldes und der Lieferkette. So lassen sich IT-Sicherheitslücken identifizieren oder die Risikoüberwachung des Transportweges gewährleisten.
Welche Hürden stehen der digitalen Transformation im Weg?
Die Digitalisierung eines Unternehmens ist ein komplexer, iterativer und fortlaufender Prozess, der oftmals Geduld erfordert. Es gilt, gewachsene Strukturen und Routinen aufzubrechen, Prozesse und Geschäftsmodelle neu zu denken sowie Mitarbeiter*innen mitzunehmen.
Diese Schritte zu koordinieren, ohne den betrieblichen Alltag zu stören, ist eine große Herausforderung. Zusätzlich fehlen besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen interne Expert*innen, die Digitalisierungsvorhaben mit entsprechendem Fachwissen planen, vorantreiben und bei der Umsetzung in den Lead gehen.
So lassen sich Digitalisierungshindernisse überwinden:
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Digitalisierungsstrategie entwickeln
Zum einen ist Digitalisierung kein isolierter Prozess, sondern muss Teil einer übergeordneten Unternehmensstrategie sein. Zum anderen sollte auch der Prozess der Digitalisierung selbst einer klaren Strategie folgen. Wie bei jeder Transformation gilt: Organisationen müssen wissen, wo sie stehen – und dann einen Plan entwickeln, wohin sie wollen.
Eine Studie der KFW zeigt jedoch, dass lediglich 20 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen über eine Digitalisierungsstrategie verfügen. Das bedeutet nicht, dass die restlichen 80 Prozent die Digitalisierung ihres Unternehmens nicht aktiv verfolgen – es fehlt jedoch die grundlegende Planung und Zielsetzung.
Das zentrale Ergebnis der Untersuchung: Mittelständischen Unternehmen mit einer Digitalisierungsstrategie gelingt das Vorhaben zur Reorganisation von internen Arbeitsabläufen rund ein Drittel häufiger. Der Vorsprung zu KMU ohne Digitalisierungsfahrplan beträgt bei der Digitalisierung des Außenkontakts zu Kund*innen etwa ein Fünftel. Auch digitale Plattformen und Cloud-Services kommen bei Unternehmen mit Digitalisierungsstrategie etwa 20 Prozent häufiger zum Einsatz.
Welche Schritte zu einer Digitalisierungsstrategie gehören, erörtern wir im Januarbeitrag, dem dritten Teil unserer KMU-Reihe.
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Externes Know-how nutzen, Expert*innen hinzuziehen
In KMU fehlt zu großen Teilen die interne Expertise. Laut dem Institut für Mittelstandforschung (ifm) gaben im Jahr 2021 lediglich 17 Prozent aller KMU in Deutschland an, qualifizierte Mitarbeiter*innen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien (ITK) zu beschäftigen. Je nach Unternehmensgröße zeigten sich hier deutliche Abstufungen: Fast jedes zweite mittelgroße Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten (43 Prozent) hat Personal mit entsprechendem Know-how, bei den kleinen Unternehmen mit zehn bis 49 Beschäftigten hingegen nur jedes achte (12 Prozent). Größere Unternehmen nehmen demgegenüber eine Vorreiterrolle ein: Der Großteil der Organisationen mit mehr als 250 Beschäftigten verfügt bereits über entsprechendes internes Know-how (78 Prozent).
Unternehmen, die ihre internen Kapazitäten aus Kostengründen nicht erweitern können, sollten auf externe Unterstützung setzen, statt ganz auf Digitalisierungsmaßnahmen zu verzichten. Denn eine einmalig fundiert aufgesetzte Strategie, gefolgt von temporärer Begleitung und punktueller Unterstützung im Bedarfsfall, kann schlussendlich kostenschonender sein, als weiterhin ineffizient zu agieren.
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Mitarbeiter*innen einbinden,Qualifizierung vorantreiben
Digitalisierung gelingt am besten, wenn Mitarbeiter*innen in den Wandel einbezogen werden. Ohne ihre Beteiligung und Kooperation lassen sich Transformationsprozesse kaum erfolgreich implementieren. Dabei können neue Technologien und veränderte Abläufe Unsicherheiten auslösen, die es anzuerkennen gilt. Nutzen und Risiken sollten offen kommuniziert werden – die Einladung zu aktiver Partizipation nimmt Mitarbeiter*innen mit in die digitale Zukunft. Dazu gehört auch die Befähigung, technologische Innovationen nutzen zu können: Laut ifm vermittelten im Jahr 2021 jedoch nur 22 Prozent der deutschen KMU in Schulungen und Weiterbildungen entsprechende Kenntnisse in der Anwendung von IKT-Technologien, acht Prozent weniger als im Vorjahr.
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Investitionen erhöhen, Förderungen in Anspruch nehmen
Laut einer KFW-Studie investierten mittelständische Unternehmen im Jahr 2020 durchschnittlich 20.000 Euro in Digitalisierungsvorhaben. Im Vergleich dazu beliefen sich traditionelle Investitionen in Sachanlagen auf durchschnittlich 124.000 Euro. Der Fokus scheint hier einerseits noch nicht ausreichend auf der Entwicklung von zukunftstauglicher Wertschöpfung zu liegen. Andererseits scheuen viele KMU gerade in Krisenzeiten den finanziellen Aufwand, den Digitalisierungsvorhaben mit sich bringen.
Um die finanziellen Hürden besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen zu senken, stellt die öffentliche Hand Förderprogramme bereit. Jedoch riefen laut des Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21, durchgeführt von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom, bisher nur 18 Prozent der Adressaten diese Gelder für ihre Vorhaben ab.
Fast die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, keine entsprechenden Programme zu kennen. Jedem fünften Unternehmen fehlt nach eigenen Angaben die externe Unterstützung, um das passende Programm zu finden und zu beantragen. Etwa ein Drittel (34 Prozent) der Unternehmen gab an, die Fördermöglichkeiten zu kennen, sie aber aufgrund hoher bürokratischer Hürden oder mangelnder Transparenz nicht zu nutzen. Dabei lohnt es, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen: 81 Prozent der Unternehmen, die passende Fördermöglichkeiten nutzten, konnten ihre Digitalisierungsvorhaben dank der finanziellen Unterstützung erfolgreich vorantreiben.
Einen Überblick über Fördermittel aus dem Programm „Digital Jetzt – Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands“ gibt es auf der Seite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz. Diese und weitere Fördermöglichkeiten werden wir im Februar in unserem vierten Teil der Reihe „Digitalisierung im Mittelstand“ genauer vorstellen und damit einen Überblick geben, wie Unternehmen auch die finanziellen Hürden auf dem Weg in die digitale Transformation überwinden können.