Das Supplier Management ist ein elementarer Bestandteil des Supply Chain Managements und bezieht sich auf die strategische Verwaltung und Kontrolle der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten. Vor allem die Aspekte Pünktlichkeit, Qualität und Nachhaltigkeit spielen bei der Auswahl und Bewertung der richtigen Supplier eine entscheidende Rolle. Denn dies hat automatisch Auswirkungen auf die Beschaffung. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, wie Sie mit einem smarten Supplier Management Einkaufsprozesse optimieren können und welche Rolle Datenaustausch und Transparenz dabei spielen.
Supplier Management und Beschaffung – eng verbundene Prozesse der Lieferkette
Corona-Krise, geopolitische Spannungen, Ressourcenknappheit – die Herausforderungen der vergangenen Jahre haben immer wieder verdeutlicht, dass langfristige und stabile Beziehungen zu Lieferanten die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen und die eigene Lieferkette stärken. Vor allem für die Beschaffungsprozesse ist die Wahl der passenden Supplier elementar, damit die benötigen Waren oder Dienstleistungen nicht nur zu den bestmöglichen Bedingungen eingekauft werden, sondern auch zum richtigen Zeitpunkt und in der vereinbarten Menge und Qualität verfügbar sind.
Ein strategisches Supplier Management unterstützt mit einer effizienten Lieferantenkoordination dabei, Beschaffungsprozesse zu optimieren, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden sowie Risiken, die zu Unterbrechungen der Wertschöpfungskette führen können, zu minimieren:
- Auswahl und Qualifizierung von Lieferanten: Die Beschaffung beginnt mit der Identifikation der passenden Lieferanten, die in der Lage sind, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und die benötigen Produkte zu liefern. Hier greift das Supplier Management: Anhand verschiedener Kriterien wie Preis, Qualität, Nachhaltigkeit oder Pünktlichkeit hilft es bei der Auswahl und Bewertung von Lieferanten. Gleichzeitig werden Strategien zur Leistungssteigerung sowie zur Überwachung und Durchsetzung der getroffenen Vereinbarungen entwickelt. Auch der Aufbau von Alternativlieferanten zur Diversifizierung der Lieferkette fällt in diesen Bereich.
- Vertragsmanagement: Wenn das Beschaffungsteam die Verhandlungspunkte einschließlich Preise, Qualitätsstandards und Lieferbedingungen mit den ausgewählten Lieferanten festgelegt hat, unterstützt das Supplier Management bei der Erstellung, Überwachung und Verwaltung der entsprechenden Verträge. Durch die zuvor vereinbarten Leistungen und definierten Erwartungen stellt es sicher, dass die Vertragsinhalte eingehalten werden.
- Lieferantenbewertung: Eine weitere Aufgabe des Supplier Managements liegt darin, die Lieferantenperformance während des gesamten Beschaffungsprozesses zu überwachen und zu bewerten sowie Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Werden beispielsweise Aspekte wie Pünktlichkeit oder Qualität nicht erfüllt, können diese Informationen aus der Lieferantenbewertung in zukünftige Beschaffungsentscheidungen mit einbezogen werden.
- Risk Management: Die regelmäßigen Audits und Reviews dokumentieren die Leistung der Lieferanten, sodass eventuelle Probleme frühzeitig erkannt werden können. Durch eine oftmals zielführende Diversifizierung werden zudem Abhängigkeiten von einzelnen Suppliern geringgehalten, um zu verhindern, dass es zu gravierenden Engpässen in der Beschaffung kommt.
- Soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit: Immer mehr Stakeholder streben verantwortungsvolles Wirtschaften an und setzen auf die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die soziale und ökologische Verantwortung übernehmen: Woher kommen die Waren, welche Verpackungen werden verwendet, und wie sieht die CO2-Bilanz des Transports aus? Die Einbindung von Nachhaltigkeitskriterien in das Supplier Management betrifft auch die Beschaffung und kann die Reputation eines Unternehmens stärken.
Dabei ist das Supplier Management als fortlaufender Prozess zu sehen. Ziel ist es, die Zuliefererbeziehungen kontinuierlich zu verbessern, dessen Kompetenz zu stärken, Nachhaltigkeitskriterien zu erfüllen und einen reibungslosen Warenfluss zu gewährleisten – ambitionierte Anliegen, für die zahlreiche Informationen und Daten in Echtzeit gesammelt und zusammengeführt werden müssen.
Transparenz und Datenaustausch als entscheidende Faktoren
Die Bedeutung von Echtzeitmonitoring und integrativen Aspekten ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen – Transparenz und Datenaustausch sind auch in der Logistik zu Schlüsselelementen geworden. Um die Vereinbarkeit der verschiedenen Prozesswelten herzustellen, setzen Lieferkettenverantwortliche daher zunehmend auf digitale Lösungen. Häufig müssen Silosysteme aufgebrochen und die IT-Architektur von Unternehmen modernisiert werden.
Bei Hermes International ist das Supplier Management Teil des SCM-Produktes und integriert fortschrittliche Technologien und Datenanalyse-Tools in seine Prozesse: Digitale Beschaffungsplattformen unterstützen bei der Auswahl und Identifikation von Lieferanten, holen Angebote ein und rationalisieren Beschaffungsabläufe. Durch die Sammlung, Speicherung und Analyse der Daten erhalten Unternehmen transparenten Einblick in die Kosten, Qualitätsstandards, Lieferzeiten und andere relevante Faktoren. Der Einsatz von Internet of Things (IoT) oder GPS-Tracking-Technologien ermöglicht es zudem, den Weg der Waren vom Ursprungsort bis zur Auslieferung beim Endkunden nachzuvollziehen.
Durch den Einsatz von Cloud-Computing können relevante Daten und Anwendungen in einer sicheren, flexiblen und skalierbaren Umgebung gespeichert und verwaltet werden – Verantwortliche haben dabei unabhängig von Standort, Uhrzeit und Gerät Zugriff auf die benötigten Informationen. Derart gläserne Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit und bieten wenig Spielraum für Missverständnisse: Denn nicht zuletzt führt eine offene und transparente Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten dazu, langfristig Vertrauen aufzubauen und partnerschaftliche Kultur zu fördern.
Fazit: Supplier Management für tragfähige Partnerschaften und zufriedene Kunden
Ein gut koordiniertes Supplier Management hat einen großen Einfluss darauf, dass die individuellen Anforderungen eines Unternehmens an die Beschaffungsprozesse erfüllt werden. Transparenz in Bezug auf Lieferantenleistung, Qualitätsstandards und Risikomanagement hilft dabei, tragfähige Beziehungen und Partnerschaften aufzubauen, die auf gemeinsamen Zielen basieren. Dies wird von digitalen Lösungen unterstützt, die den nötigen Datenaustausch erleichtern, Abläufe automatisieren und Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellen. Denn nur wenn Bestellungen, Termine und Lieferungen passgenau ineinandergreifen, kann es zu einem reibungslosen Warenfluss mit pünktlichen Zustellungen und zufriedenen Kunden kommen.