Excellisten abschaffen: Das sind die Vorteile einer SCM-Software

SCM-Software

Unsplash/Jason Briscoe

In der Praxis arbeiten viele Unternehmen mit aufwendigen Excellisten, um ihre logistischen Prozesse zu planen. Eine SCM-Software ist jedoch wesentlich effizienter und bietet Unternehmen klare Vorteile. Wir sagen Ihnen, wie das zukunftsweisende Tool funktioniert und welche Funktionen für Unternehmen besonders gewinnbringend sind.

Wie in unserem Beitrag „Digitalisierung in der Logistik: Darum sollten Sie Ihre Excellisten abschaffen“ dargestellt, ist die Supply Chain Planung mit Hilfe von Excellisten ineffizient und birgt ein enormes Fehlerpotential. Mit der wachsenden Komplexität und den steigenden Ansprüchen der Kunden an die Lieferkette, ist die Umstellung der SC-Planung auf eine spezialisierte Software der nächste, zukunftsweisende Schritt.

Was ist eine SCM-Software?

Was verbirgt sich hinter dem Begriff SCM-Software und welche Möglichkeiten bietet sie? Darüber sind viele Logistikentscheider noch nicht im Detail informiert.

Eine SCM-Software ist eine Anwendung, die Unternehmen eine lückenlose Order- und Sendungsverfolgung ermöglicht. Die Daten werden dabei zentral an einem Ort, z.B. in der Cloud, gespeichert. Das ermöglicht die Einsehbarkeit und Steuerung der Prozesse von jedem Ort der Welt – ein wichtiger Schritt für zur Optimierung der Lieferkette.

Idealerweise vernetzt die SCM-Software alle Akteure einer Lieferkette (Lieferanten, Händler, Logistikdienstleister etc.) miteinander, wodurch eine noch transparentere und agilere Supply Chain Planung möglich ist. Eine SCM-Software wird häufig in bereits bestehende ERP-Systeme integriert oder als Add-on zur Steuerung von Teilbereichen eingesetzt, größere Anpassungen der bestehenden IT-Strukturen sind daher die Ausnahme.

Klare Verantwortlichkeiten

Bild: Hermes Germany - SCS
Ralf Boelicke, Head of Department Solution Design bei Hermes International.

Da nicht alle an einer Lieferkette beteiligten Akteure auch untereinander geschäftliche Beziehungen pflegen, sollte die Gesamtheit der Daten nicht für alle Software-Nutzer einsehbar sein. Unternehmen können innerhalb der Software ein Berechtigungskonzept definieren und stellen so sicher, dass den verschiedenen Lieferkettenakteuren nur die für sie relevanten Informationen angezeigt werden. Das schützt die Daten nicht nur vor dem Zugriff unberechtigter Dritter, es sorgt auch für klare Verantwortlichkeiten und erleichtert das Auffinden gesuchter Informationen. Für die Praxis ebenfalls relevant: Beim Aufsetzen des Berechtigungskonzeptes können Vertreter definiert werden, so dass Verzögerungen wegen unklarer Verantwortlichkeiten ausbleiben. „In der Regel erstellen wir Zugangsberechtigungen für die autorisierten Mitarbeiter, Abteilungen sowie externe Akteure und übertragen alle bereits vorhandenen Daten in das System. Im Anschluss folgt dann eine detaillierte Schulung für die Beteiligten, damit diese künftig die Daten selbst pflegen und das System effizient nutzen können“, sagt Ralf Boelicke, Head of Department Solution Design bei Hermes International, einem Geschäftsbereich von Hermes Germany.

Echtzeitstatus für mehr Transparenz

Statt des Versands immer neuer Excellisten, können die Daten in der Software jederzeit aktualisiert und der neue Status in Echtzeit eingesehen werden. Dies erhöht nicht nur die Transparenz innerhalb der Supply Chain, die Echtzeitabbildung minimiert auch die Fehleranfälligkeit und ermöglicht eine effizientere Ausgestaltung der Prozesse, da zeitnah auf Veränderungen reagiert werden kann. Ist der Container bereits im Hafen eingetroffen? Fehlt die bestellte Ware noch im Lager? Lieferverzögerungen, Warenengpässe etc. können frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. „Unsere SCM-Software ermöglicht es unseren Kunden, die einzelnen Schritte innerhalb der Lieferkette transparent zu erfassen, zu dokumentieren und zu steuern. Das beginnt bei der Lieferterminüberwachung und endet mit der Zustellung“, so Boelicke.

 

Ein Bild, das Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung
Beispiel Container-Fracht: Mithilfe einer SCM-Software können Unternehmen transparent und übersichtlich den aktuellen Status ihrer Container einsehen.

 

Controlling und Reporting – Fehlinterpretation vermeiden

Bei der Arbeit mit Excellisten stellt sich nicht nur die Frage, ob die aktuelle Version vorliegt, es herrscht häufig auch Unsicherheit über die Interpretation der Zahlenkolonnen und Spalten. Auch hier bietet eine SCM-Software klare Vorteile: Da verschiedene Informationsebenen abgefragt werden können, ist ein verbessertes Controlling und Reporting möglich. Am Beispiel der Container-Fracht zeigt sich: Mit wenigen Klicks können Unternehmen entweder den generellen Status ihrer Container einsehen oder Details wie Carrier ID, Abgangs- und Anlieferdatum sowie Infos zur Verzollung abrufen. „Unsere Software ermöglicht es, dass Workflow Prozesse dargestellt werden können und so die Arbeit vereinfacht wird. Hinzu kommt, dass Verantwortliche Dokumente wie Frachtbriefe oder Zollpapiere hinterlegen können, wodurch diese sicher verwahrt und für Befugte unkompliziert einsehbar sind“, erläutert Boelicke. So können Entscheider die nächsten Schritte planen und nötige Prozesse für die weitere Abwicklung anstoßen. Durch verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten können zudem Muster sowie Ausreißer leichter identifiziert und die Planung dahingehend optimiert werden. Nicht zuletzt sinkt auch die Fehleranfälligkeit, da einmal erfasste Daten zentral abrufbar sind. Die Frage nach der aktuellen Version einer Exceliste stellt sich nicht mehr.

Die Detaildaten geben genaue Infos zur Containerbewegung und erleichtern die Planbarkeit.

Viele Unternehmen scheuen den Implementierungsaufwand einer SCM-Software, dabei ist dieser häufig kleiner, als Unternehmen annehmen – und: er rechnet sich innerhalb kürzester Zeit. „In der Regel benötigen unsere Kunden keine größeren Veränderungen ihrer IT-Infrastruktur. Wir führen die Implementation und die individuelle Anpassung der SCM-Software parallel zum laufenden Betrieb durch. Die Praxis hat gezeigt, dass Unternehmen die Software bereits nach wenigen Tagen selbstständig nutzen – und von ihr profitieren“, so Boelicke.

In dem Beitrag Herausforderung Supply Chain Management“ lesen Sie, wie die W. & L. Jordan GmbH erfolgreich auf die SCM-Software von Hermes International umstellte und die Lieferkette mit klaren Kostenvorteilen optimierte.

 

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