Q&A: Wie können Unternehmen ein Workflow Management installieren?

Ein Workflow Management zu installieren, bedeutet in erster Instanz, das Bewusstsein für Prozesse zu schaffen bzw. zu schärfen und klare Verantwortlichkeiten sowie Timelines zu definieren.

Vorab sollten Verantwortliche einige wichtige Fragen klären, um das Workflow Management optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Organisation anpassen zu können:

• Welche Prozesse finden standardmäßig und idealerweise zu definierten Zeiten statt?
• Welche Partner*innen sind in die jeweiligen Prozessschritte involviert und was erwarte ich von ihnen hinsichtlich der Datengüte?
• Wie und in welcher Prozessphase möchte ich informiert werden?
• Welche Daten benötige ich für die Abwicklung des Tagesgeschäfts?
• Welche Informationen benötige ich, um Ausnahmesituation erfolgreich zu meistern?

Haben Verantwortliche Antworten auf diese Fragen gefunden, gilt es, diese in die Organisation zu tragen. Hürden bestehen zu Beginn häufig in der Einhaltung der festgelegten Deadlines und Verantwortlichkeiten. Insbesondere wenn, wie in globalisierten Liefernetzwerken üblich, mehreren Partner*innen (z.B. Lieferant*innen, Spediteur*innen etc.) involviert sind, ist Klärungsaufwand zu erwarten. Darüber hinaus müssen sich die involvierten Akteure zunächst an die an neue Prozesse gewöhnen und diese in den Alltag integrieren.

Zur Unterstützung eines effizientes Workflow-Managements empfiehlt sich die Nutzung einer cloudbasierte SCM-Software. Diese kann unabhängig von den IT-Systemen der Lieferkettenpartner*innen genutzt werden und kann regelbasierend unterstützen. Nachdem Deadlines und Verantwortliche im System angelegt sind, kann die SCM-Software helfen strukturiert Workflows zu visualisieren – und abzuarbeiten.

Ein effizientes Workflow-Management bietet Unternehmen und Verantwortlichen einen deutlichen Mehrwert: Mitarbeitende können sich auf aktuell relevante Aufgaben konzentrieren und müssen nicht permanent das „große Ganze“ im Blick behalten: Ist ein Workflow erledigt, wird dieser abgelegt und eine neue Aufgabe rückt in den Fokus. Durch die strukturierte Bearbeitung aller Aufgaben sowie klar definierter Aufgabenbereiche wird die Konzentration auf die jeweilige Aufgabe geschärft – und die Fehleranfälligkeit sinkt. In der Summe führt ein effizientes Workflow Management in der Supply Chain zu einer deutlichen Zeitersparnis und einer geringeren Fehlerquote – mit deutlichen Kostenvorteilen für die Organisation.

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