Die Koordination und Überwachung von internationalen Lieferketten und grenzüberschreitender Logistik ist eine Herausforderung. Spediteure müssen sich mit unterschiedlichen Zollvorschriften, Handelsabkommen und Gesetzen auseinandersetzen, gleichzeitig nehmen die Forderungen nach umweltfreundlichen und nachhaltigen Transportlösungen zu. Im Bereich des Freight Forwarding werden daher zunehmend Technologien eingesetzt, die Prozesse vereinfachen und übersichtlicher gestalten sollen: Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Waren bewegt werden, maßgeblich verändert. In unserem Blogbeitrag erläutern wir, wie die einzelnen Bereiche des Frachtmanagements mithilfe von digitalen Lösungen optimiert werden können.
Neue Technologien, vernetzte Lieferkettenakteure, mehr Austausch und Kommunikation: Moderne Lieferketten sind komplexe Systeme, die eine Vielzahl von Partner*innen, Dienstleister*innen und Kund*innen in einer übergreifenden IT-Architektur miteinander verbinden. Vor allem in den verschiedenen Phasen des Freight Forwarding haben sich die Prozesse deutlich verändert. Unternehmen können sowohl auf der operativen als auch auf der taktischen und strategischen Ebene vom Einsatz digitaler Technologien profitieren. Doch welche Lösungen tragen in welchem Bereich zu einer Optimierung der Arbeitsabläufe bei?
Frachtbuchung und Transportplanung – Auftragsabwicklung steigern
Die Digitalisierung der Frachtbuchung und Transportplanung trägt dazu bei, Bestellprozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz der gesamten Supply Chain zu verbessern. Unternehmen können beispielsweise automatisierte Buchungs- und Abwicklungsprogramme einsetzen, um die Effizienz und Geschwindigkeit von Frachtaufträgen zu steigern. Dabei ermöglicht etwa die Integration von APIs (Application Programming Interfaces), direkt auf die Buchungssysteme von Spediteuren oder Frachtbörsen zuzugreifen und Aufträge automatisch zu erstellen und zu verwalten.
Zur Automatisierung des Buchungsprozess trägt auch ein Transport-Management-System (TMS) bei: Frachtaufträge, Routenplanung, Zeitfenster und Preise werden miteinander koordiniert und effizient verwaltet und ermöglichen so eine schnellere und genauere Frachtbuchung. Dabei werden Faktoren wie ideale Transportmittel, Entfernung, Kraftstoffverbrauch oder Mautgebühren mitberücksichtigt.
Dokumentenmanagement – Fehler reduzieren durch elektronische Übermittlung
Frachtbriefe, Lade- und Packlisten, Rechnungen, Zollpapiere – das Dokumentenmanagement spielt im Freight Forwarding eine bedeutende Rolle, da beim Transport von Gütern eine Vielzahl an wichtigen Dokumenten stets zur Hand sein muss. Für mehr Übersichtlichkeit sorgen digitale Dokumentenverwaltungssysteme: Mit ihnen können Unternehmen die Verarbeitungszeiten verkürzen, die Genauigkeit steigern und gleichzeitig den Papierverbrauch reduzieren. So lassen sich Frachtbriefe elektronisch erstellen, übermitteln und archivieren, was Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Die digitale Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen wiederum erleichtert die Buchführung und das Cashflow-Management. Informationen über Inhalt, Größe, Menge und Verpackung der Fracht können ebenfalls schneller von allen Verantwortlichen eingesehen werden, wenn die Dokumente über digitale Vernetzungen zur Verfügung gestellt werden. Gleiches gilt für Zoll-, Versicherungs- oder Lagerpapiere.
Neben der Dokumentenmanagement-Software (DMS), die alle Dokumente speichert, klassifiziert und verwaltet, können Unternehmen elektronische Unterschriftslösungen einsetzen, um ihre Prozesse digitaler zu gestalten – so entfällt die Notwendigkeit von physischen Signaturen, was den Austausch von Dokumenten erheblich beschleunigt. Hilfreich sind auch OCR-Technologien (optische Zeichenerkennung): Sie ermöglichen, dass auch der Text von gescannten oder gedruckten Dokumenten erfasst und gezielt nach bestimmten Informationen durchsucht werden kann. Durch cloudbasierte Speicherlösungen erhalten alle Berechtigten Zugriff auf die relevanten Papiere – unabhängig von Standort und Gerät.
Datenmanagement – fundierte Entscheidungen auf Datenbasis
Die effektive Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung von Daten ist für ein reibungsloses Frachtmanagement unerlässlich. Dabei ist die Qualität der Daten entscheidend, denn unvollständige oder fehlerhafte Informationen können zu Störungen des gesamten Wertschöpfungsprozesses führen. TMS oder GPS-Tracking liefern Standortdaten in Echtzeit und übermitteln diese auch häufig über regelmäßige Updates an die Kund*innen. Damit all diese Daten sinnvoll genutzt werden, kommen digitale Technologien zum Einsatz.
ERP-Systeme bieten eine umfassende Datenverwaltung und -integration auch über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg an, während Big Data große Mengen von Frachtdaten analysiert, um Einblicke in Trends, Engpässe und Effizienzsteigerungen zu gewinnen. Dies kann bei der Routenoptimierung, Lagerverwaltung oder Preisgestaltung helfen. Auch KI-Modelle können genutzt werden, um Nachfrageprognosen zu erstellen, Transportrouten zu optimieren und Engpässe in Echtzeit zu erkennen. Die Ergebnisse unterstützen die Fracht-Verantwortlichen dabei, fundierte Entscheidungen auf Datenbasis treffen zu können. Nicht zuletzt kann beispielsweise die Blockchain dazu beitragen, die Integrität und Sicherheit von Frachtdaten zu gewährleisten, insbesondere in internationalen Lieferketten.
Frachtverfolgung – mit Technologien den Standort von Gütern überwachen
Für die erfolgreiche Frachtverfolgung werden vernetzte Sensoren und Geräte benötigt: Hierfür werden das Internet of Things (IoT) und Track&Trace-Systeme eingesetzt, um Echtzeitinformationen über den Zustand und Standort von Frachtgütern zu liefern. Beispielsweise werden Barcodes oder RFID (Radiofrequenz-Identifikation) zur Kennzeichnung der Ware verwendet. Durch das Scannen der Tags können Informationen zur Position der Fracht abgerufen werden.
Die Integration von einem GPS- oder Telematiksystem in Lastwagen und Transportfahrzeugen wiederum hilft bei der Verfolgung der Fahrzeugleistung, der Überwachung der Warenbewegungen und der Einhaltung von Sicherheitsstandards. Gleichzeitig erhalten Kund*innen via E-Mail, SMS oder Apps aktualisierte Informationen über Lieferzeitpunkte.
Zollabfertigung – automatisierte Prozesse zur Erstellung der benötigten Dokumente
Eine digitalisierte Zollabfertigung erleichtert die Zusammenarbeit mit Zollbehörden und beschleunigt Prozesse bei internationaler Fracht, um die rechtmäßige Ein- oder Ausfuhr zu ermöglichen. Nicht nur eine korrekte und vollständige Dokumentation mit Frachtbriefen, Ladelisten, Versicherungen und Ursprungszeugnissen ist dafür relevant, sondern auch die Ermittlung des richtigen Zollsatzes, für den die Spediteure die Warenkategorie und den Wert korrekt festlegen müssen. Automatisierte Zollabfertigungssoftware übernimmt viele dieser Prozesse, berechnet Zölle und Steuern und erstellt die benötigten Zolldokumente. Elektronische Zollabfertigungsplattformen werden zudem häufig als Schnittstellen eingesetzt, um die Übermittlung der Dokumente an die zuständigen Zollbehörden zu erleichtern.
Darüber hinaus ist EDI (Electronic Data Interchange) ein Standardprotokoll für den Austausch von Geschäftspapieren zwischen verschiedenen IT-Systemen. Blockchain-Technologien können verwendet werden, um die Integrität von Zolldokumenten und -transaktionen sicherzustellen und die Manipulation von Daten im Bereich Customs Solutions zu verhindern. Für eine deutliche Beschleunigung der Zollprozesse sorgen auch hier digitale Identifikationen und elektronische Unterschriftslösungen.
Fazit: Freight Forwarding – Effizienzsteigerung durch Digitalisierung
Viele Freight-Forwarding-Prozesse müssen perfekt abgestimmt und koordiniert werden, um passgenau ineinandergreifen zu können. Bei ungenauen oder zeitversetzten Informationen kann es zu Diskrepanzen in den Abläufen der gesamten Supply Chain kommen. Ob Routenoptimierung, Dokumentenmanagement oder Zollabfertigung: Für ein modernes Frachtmanagement mit seinem unendlichen Datenfluss sind Transparenz, Nachverfolgbarkeit und softwaregestütztes Monitoring unerlässlich. Unternehmen, die in digitale Technologien investieren, können durch die Beschleunigung vieler Prozesse nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern sich mit pünktlichen Lieferungen und zufriedenen Kunden auch zukunftssicher und resilienter aufstellen.