Für Unternehmen, die ihre Lieferkette kosteneffizient gestalten möchten, führt an einem detaillierten Monitoring und Controlling kein Weg vorbei. Mangelnde Kostentransparenz verhindert jedoch häufig den notwendigen Überblick. Wir verraten, wie Logistikentscheider mit Hilfe eines guten Datenmanagements versteckte Kostentreiber enttarnen können.
Viele Logistikentscheider sind sich darüber bewusst, dass die Optimierung ihrer Supply Chain ein enormes Einsparpotential birgt. Dennoch fällt es Unternehmen schwer, dieses Potential zu heben. Das belegt auch eine Studie des Beratungsunternehmens EMPORIAS aus dem Jahr 2019. Demnach geben drei Viertel der 500 befragten Logistikentscheider großer Industrieunternehmen an, dass die Kostenstruktur nicht ausreichend überblickt werden könne. Die Ursache: fehlende Kostentransparenz.
Kernproblem: Datenerhebung
Doch wie kann diese notwendige Transparenz der Kosten erreicht werden? Im ersten Schritt sollten Unternehmen sicherstellen, dass ausreichend Daten gesammelt werden. Ein Blick in die EMPORIAS-Studie legt nahe, dass hier viele Unternehmen zumindest in Hinblick auf ihre IT-Infrastruktur gut aufgestellt sind: Die breite Mehrheit der Befragten betrachtete das eigene Unternehmen als überdurchschnittlich digitalisiert. Trotzdem gibt es Defizite hinsichtlich der Kostentransparenz, die auf mehrere Kernprobleme zurückzuführen sind:
- Eine ungenügende Datenerhebung.
- Die Erhebung falscher Daten.
- Die Erhebung ungenauer Daten.
- Die fehlende Vergleichbarkeit erhobener Daten.
Daten sind nicht gleich Kostendaten
Allein das massenhafte Zusammentragen von Daten löst den fehlenden Überblick über die Kostenstruktur der Supply Chain also noch nicht – es ist aber dessen Grundlage. Denn nur auf einer korrekten Datenbasis kann der nächste, komplexere Schritt erfolgen: Daten müssen zu Kostendaten werden, indem sie Kostenstellen zugewiesen werden.
Die richtige Zuweisung zu bestimmten Kostenstellen ist für Unternehmen allerdings nicht immer einfach. Allein die Frage, welchem Akteur innerhalb der Supply Chain zum Beispiel die Kosten für Schäden an der Ladung zugewiesen werden sollen, macht deutlich, wie schnell sich in der Praxis Fehler einschleichen können: Entstand der Schaden bereits beim Hersteller, bei einem Lieferanten oder Sublieferanten oder entstand er durch fehlerhafte Verpackung? Auch ein Schaden durch unsachgemäßes Be- oder Entladen, Wartezeiten sowie die falsche Lagerung ist möglich.
Das Beispiel zeigt: Die Möglichkeiten der Kostenzuordnung innerhalb der Lieferkette sind so vielfältig und miteinander verwoben, dass hier eine Standardisierung und Systematisierung der Erfassung und Kostenzuweisung die Validität der Daten sichern sollte. Denn Fehler, die sich bereits bei der Umwandlung von Daten in Kostendaten einschleichen, können das Optimierungspotential von Unternehmen empfindlich dämpfen.
Echte Einsparungen oder doch nur Kostenverlagerungen?
Indirekte Kosten, Wechselbeziehungen zwischen Kostenbereichen und ungeplante Aufwendungen durch Störungen der Lieferkette machen es dem SCM generell nicht leicht, Kosten zu prognostizieren. Werden Daten dann noch falschen Kostenstellen zugeordnet – 78 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, Probleme bei der Kostenzuordnung zu haben – sind zuverlässige Voraussagen nur schwer möglich. In der Folge können fehlerhafte Berechnungen dazu führen, dass Sparmaßnahmen an einer Stelle der Supply Chain letztlich zu Mehrkosten an anderer Stelle führen. Solch eine fehlende Prognosefähigkeit von Daten stellt sowohl das auf kurzfristige Lösungen angesetzte Monitoring als auch das Controlling, das die Unternehmensprozesse längerfristig steuern soll, vor Probleme.
Valide Datenbasis stellt Unternehmen vor Herausforderung
Eine valide Datenbasis ist der Grundstein für die Kostentransparenz entlang der gesamten Supply Chain. Das Erstellen einer solchen stellt die Entscheider aber oft vor große Herausforderungen. So kritisierten 94 Prozent der durch EMPORIAS befragten Logistikentscheider, dass Daten auf verschiedenen Ebenen vorlägen und nicht verrechenbar seien. Rund zwei Drittel der Studienteilnehmer bemängelten darüber hinaus die Wahl der eingesetzten Systeme und Controlling-Tools, die für das SCM keine belastbaren Ergebnisse erzielen würden. Zwar stellte die Studie fest, dass mit der klassischen Kostenstellenstruktur ein „Controlling auf hoher Flugebene“ möglich sei. Die grobe Struktur der Daten mache eine Feinjustierung von Optimierungsmaßnahmen jedoch schwer, so dass einzelne Einsparpotentiale weder identifiziert noch gehoben werden könnten.
Lösungsansatz: Datenmodell mit fest zugewiesenen Kostenstellen
Wenn Kostentransparenz und die Erstellung einer validen Datenbasis die Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Controlling sind: Wie können diese Voraussetzungen innerhalb eines Unternehmens geschaffen werden? Unternehmen sollten über ein Datenmodell verfügen, in dem sämtliche Kosten erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden können. Sonst bleiben die wahren Kostentreiber auch innerhalb moderner Analysesysteme unentdeckt.
Was hier hilft, ist eine alle Unternehmensbereiche übergreifende Kommunikation. Denn auch wenn das Monitoring und das Controlling isoliert voneinander betrachtet effizient arbeiten, kann es auf Grund sehr unterschiedlicher KPIs zu Konflikten kommen. Um das Ziel einer gemeinsamen Datenbasis zu erreichen, müssen die individuellen Erfolgsfaktoren verglichen, gegeneinander abgewogen und gegebenenfalls angepasst werden. Sollte ein Unternehmen noch gar nicht über ein detailliertes Monitoring verfügen, lohnt es sich, direkt zu Beginn auf eine gemeinsame Basis mit dem Controlling zu setzen. Soll die Prognosefähigkeit der gesammelten Daten nach einer Vereinheitlichung noch weiter verbessert werden, kann ein definiertes Riskmonitoring der nächste Schritt sein.
Fazit
Im Zeitalter von Big Data und automatisierten Prozessen für die Datenerfassung und -verarbeitung, ist die technische Grundlage für die Kostentransparenz innerhalb der Supply Chain gelegt. Dass der Überblick trotz vorhandener Datenfülle nur selten vollumfänglich gelingt, liegt häufig an der grundsätzlich mangelnden Transparenz innerhalb der Supply Chain sowie einer mangelnden Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen. Hier sollten Unternehmen aktiv nachbessern, um Einsparpotential zu identifizieren und zu heben.
Ein weiterer Beitrag zu den Vorteilen eines SCM-Monitorings finden Sie hier.
Die gesamte EMPORIAS-Studie können Sie kostenfrei hier einsehen.