Bestandsmanagement ist für Unternehmen strategisch ebenso wichtig wie herausfordernd: Um Warenüberhänge oder Engpässe zu vermeiden, muss der Bedarf so genau wie möglich vorhergesagt werden. Fehlplanungen können zu erheblichen wirtschaftlichen Nachteilen führen. Um Bestände bedarfsgerecht managen und optimieren zu können, ist ein hohes Maß an Transparenz in allen Prozessen der Supply Chain erforderlich. Neben den Grundlagen des Bestandsmanagements stellen wir Methoden und Tools vor, welche die Transparenz erhöhen und so die Bestandsoptimierung unterstützen.
Was ist Bestandsmanagement?
Lagerbestände sind gebundenes Kapital und schmälern die Liquidität. Unternehmen sind deshalb darauf bedacht, die Bestände so niedrig wie möglich zu halten. Gleichzeitig aber gilt es, Lieferengpässen und einem daraus resultierenden Absinken der Kundenzufriedenheit vorzubeugen. Das strategische Bestandsmanagement synchronisiert die Beschaffung so exakt wie möglich mit dem tatsächlichen Bedarf. Das Ziel ist die Balance zwischen Versorgungssicherheit und Effizienz.
Wie gravierend sich Fehlkalkulationen auswirken können, muss Nike gerade schmerzlich erfahren – der weltgrößte Sportkonzern hat aufgrund der Erfahrungen der vergangenen zwei Jahre vor dem stets absatzstarken Beginn der Schulzeit hohe Sicherheitsbestände angelegt. Da die Lieferketten in dieser Saison aber besser funktionierten als angenommen, schwollen die Lagerbestände um 44 Prozent auf 9,7 Milliarden Dollar an. Der Sportkonzern bringt die Waren nun zu erheblich reduzierten Preisen auf den Markt, um die Überhangbestände abzubauen.
Wie funktioniert Bestandsmanagement?
Für ein erfolgreiches Bestandsmanagement sind exakte Prognosen sowie gute Vernetzung von Absatzplanung, Beschaffung, Produktion, Logistik und Lagermanagement von Bedeutung.
Bestandsmanagement erfolgt in drei Stufen:
Bedarfsplanung: Die Bedarfsplanung ermittelt anhand prädiktiver Daten (Vergangenheitsdaten) den bisherigen Bedarf. Anhand dessen werden zukünftige Bedarfsmengen prognostiziert und die Beschaffung darauf optimiert.
Bestandsplanung: Die Bestandsplanung ist maßgeblich für die Kosteneffizienz. Das Ziel ist es, ein optimales Verhältnis zwischen Sicherheits- und Höchstbestand zu erreichen. Dafür muss zum Beispiel der optimale Meldebestand ermittelt werden – ab welchem Lagerbestand ist eine neue Order notwendig? Dazu muss bekannt sein, wie lange die Nachproduktion und der Transport der Neuware benötigt. Ein Beispiel ist die Just-in-Time-Bestandsführung, bzw. Just-in-Time-Beschaffung, bei der Unternehmen Produkte und Bestände erst bei konkretem Bedarf ordern. Um Überbestände zu minimieren, sollen die Lagerbestände so exakt wie möglich den tatsächlichen Verbrauch widerspiegeln.
Beschaffungsplanung: Die Beschaffungsplanung kalkuliert die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens genau ein. Dafür werden aus der Bestandsplanung der optimale Bestellzeitpunkt und die optimalen Bestellmengen abgeleitet. Zur Berechnung der wirtschaftlichsten Bestellmenge wird das Kostenminimum aus Lagerhaltungs- und Beschaffungskosten ermittelt.
Bestandsmanagement als Teil des Lieferkettenmanagements
Um den Bestand präzise steuern zu können, empfiehlt es sich, die Prozesse in der Supply Chain ganzheitlich zu betrachten. Besonders bei sehr knapp kalkulierter Just-in-Time-Bestandsführung mit geringen Sicherheitsbeständen muss die Lieferkette reibungslos funktionieren. Aber auch beim Just-in-Case-Bestandsmanagement, welches auf höhere Sicherheit setzt, sind verlässliche Prognosen erforderlich. Das optimale Gleichgewicht eines erfolgreichen JIC-Konzepts deckt die Nachfrage und vermeidet zu hohe Kapitalbindung im Lagerbestand.
Ein gutes Beispiel für die Komplexität des Beschaffungsmanagements ist der Bullwhip-Effekt, bei dem geringfügige Schwankungen in der Endkundennachfrage sich über die einzelnen Stufen der Lieferkette verstärken und zu verzerrten Prognosen führen. Zu geringe oder überschüssige Produktionskapazitäten, unsichere Produktionsplanungen und überhöhte Lagerbestände sind die Folge.
Supply Chain-Management und -optimierung als Unterstützung
Eine reibungslos funktionierende Supply Chain bedarf hoher Transparenz sowie präziser Steuerung und Überwachung. Auch Risiken, welche die Beschaffung gefährden oder die Lieferkette unterbrechen könnten, sollten möglichst genau und rechtzeitig vorhersagbar sein. Eine optimal konfigurierte Lieferkette stellt die Versorgung und damit eine erfolgreiche Bestandsplanung sicher. Bei der Optimierung kann externe Unterstützung helfen – ein Beispiel aus der Praxis ist die W. & L. Jordan GmbH, die sich aufgrund immer wieder kehrender Schwierigkeiten an das Team von Hermes International wandte. Hier konnte durch Analyse und Prozessoptimierung der Warenfluss entscheidend verbessert werden.
Mit Echtzeitdaten zur Sicherheit in der Beschaffung
Strategisches Supply Chain Management unterstützt mittels einer cloudbasierten SCM-Plattform auch die Beschaffungssicherheit. Entscheidend ist der Zugriff auf Echtzeitdaten, mithilfe derer der Warenfluss durchgängig visualisiert wird. So erhalten Unternehmen maximale Transparenz, Kontrolle und Steuerungshoheit über die Supply Chain: Lieferverzögerungen können frühzeitig erkannt, Zulaufmengen besser geplant und Prozesse jederzeit überprüft werden. Von der Lieferterminüberwachung bis zum Frachtmanagement: Im Supply Chain Management System wird jeder Schritt entlang der Lieferkette transparent erfasst und für alle Teilnehmer direkt abrufbar dokumentiert.
Risiken minimieren mit Digitalisierung und Supply Chain Risk Management
Digitalisierung und Echtzeit-Datennutzung in der Lieferkette (Supply Chain Analytics) bieten also entscheidende Vorteile, um ein präzises Bestandsmanagement zu gewährleisten. So ermöglicht auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz – zum Beispiel in Form von digitalen Zwillingen der Lieferkette – präzise Vorhersagen, agile Steuerung und umgehende Reaktion.
KI kommt auch bei einem softwaregestützten Risikomanagement zum Einsatz: Um Risiken durch Umwelteinflüsse, Streiks oder ähnliche potenzielle Beeinträchtigungen der Warenbewegungen rechtzeitig zu erkennen, wertet das Tool tausende Textquellen im Internet aus und zeigt an, wo erhöhte Aufmerksamkeit geboten ist.
So sind Unternehmen in ihrer Bestandsplanung äußeren Einflüssen nicht willkürlich unterworfen und können schnell reagieren, wenn die Planung gefährdet ist.