Die Auswahl passender Lieferanten, Preisvergleiche oder die Bestellabwicklung – Beschaffungsprozesse beanspruchen Zeit und binden personelle Ressourcen. Das gilt umso mehr, wenn diese Vorgänge manuell getätigt werden. Automatisierte Abläufe im Einkaufsprozess sind ein integraler Teil des Supply Chain Managements und können dabei helfen, die Beschaffung effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten. Ein breites Spektrum an E-Procurement-Lösungen als Teil der digitalen Lieferkette unterstützt Unternehmen dabei, Vorgänge zu rationalisieren und Mitarbeiter*innen von Routinetätigkeiten zu entlasten. Wir haben die Vorteile von E-Procurement zusammengestellt und stellen mögliche Lösungen vor.
- Was ist E-Procurement?
- Vorteile der elektronischen Beschaffung
- E-Procurement-Systeme im Überblick
- Offene, halboffene und geschlossene Systeme
- Lieferantensysteme, Beschaffersysteme, Marktplätze
- Plattformen und Systeme: Beispiele
1. Was ist E-Procurement?
Ein E-Procurement-System ersetzt manuelle oder dezentrale Prozesse in Einkauf und Beschaffung durch rationalisierte, digitalisierte und zentralisierte Abläufe. Dabei kommen onlinebasierte Plattformen und digitale Netzwerke zum Einsatz, die entweder vom Lieferanten, einkaufenden Unternehmen oder Marktplatzbetreibern zur Verfügung gestellt werden. Je nach Lösung können sämtliche Schritte eines Beschaffungsprozesses von der Lieferantenauswahl über das Angebotsmanagement bis zur Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung zentral koordiniert und überwacht werden.
2. Vorteile der elektronischen Beschaffung
Häufig wiederkehrende Beschaffungsprozesse lassen sich durch E-Procurement effizienter gestalten. Das gilt für Produkte mit hoher Umschlagshäufigkeit, wie es oft bei der Warengruppe C der Fall ist. Im traditionellen Beschaffungsprozess mit manuellen Bedarfsmeldungen aus Lager oder Verkauf und nicht zentralisierten Ordervorgängen beanspruchen diese Routinetätigkeiten unnötig viel Zeit, führen zu Fehleranfälligkeit und erschweren einen transparenten Blick auf die globalen Warenbewegungen.
Die Digitalisierung der Beschaffung bietet erhebliche Vorteile:
Rationalisierung und Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse verkürzen Routineabläufe, Eingabe- und Übertragungsfehler können vermieden werden. Durch den Datentransfer in Echtzeit und die bequeme Verarbeitung der Bestellungen können Beschaffungszeiten verkürzt und Waren schnell verfügbar gemacht werden.
Transparenz: E-Procurement-Lösungen und digitale Beschaffungsprozesse erhöhen die Visibilität in den globalen Lieferantennetzwerken. Dadurch können alle Akteur*innen den gesamten Bestell- und Zahlungsvorgang zuverlässig im Blick behalten.
Wirtschaftlichkeit: Die automatische Lieferantenauswahl z.B. nach Preiskriterien sowie ein effizientes Zahlungsmanagement ermöglichen Kostenreduktion und Gewinnoptimierung. Gezielte und kontrollierte Bestellvorgänge mit hoher Bearbeitungsgeschwindigkeit erleichtern das Bestandsmanagement.
Kollaboration: Eine enge Vernetzung der Akteure und nahtlose Kooperation interner Teams und Zulieferer, vereinfachte Rechteverteilung und Kommunikation tragen zu effizienten kollaborativen Prozessen und Transparenz in der Supply Chain bei.
Flexibilität: Vergleiche von aktuellen Konditionen und die Suche nach alternativen Angeboten ist in kurzer Zeit möglich. In geschlossenen Systemen können zum Teil Lagerbestände eingesehen und Bestellungen automatisch getätigt werden, sobald der Meldebestand erreicht ist.
Bestandskontrolle und -management: Sämtliche Vorgänge und Transaktionen können in Echtzeit verfolgt und relevante Daten eingesehen werden. Durch die hohe Transparenz werden Fehlkäufe und doppelte Einkäufe vermieden. Die Einkaufsabteilung kann agiler auf Nachfrageschwankungen reagieren.
Lieferantenmanagement und Agilität: Das strategische Lieferantenmanagement profitiert von einer zentralen Übersicht bestehender Lieferantenbeziehungen, der vereinfachten und flexiblen Suche nach passenden Zulieferern, der Möglichkeit einer standardisierten Lieferantenbewertung und einheitlichem Vertragsmanagement.
Kostentransparenz: Auf einer zentralisierten Plattform können Unternehmen ihre Ausgaben in Echtzeit einsehen. Moderne Tools ermöglichen eine detaillierte Ausgabenberichterstattung und -analyse, um Ausgaben besser zu planen und zu kontrollieren.
3. E-Procurement-Systeme im Überblick
Es gibt eine Vielzahl an Varianten der elektronischen Beschaffung. Welches System für den eigenen Bedarf geeignet ist, hängt stark von der Art der Produkte, der Warengruppe sowie den Voraussetzungen und Anforderungen auf Unternehmens- und Lieferantenseite ab. Daher setzen Unternehmen teils verschiedene Systeme und Tools parallel ein.
Zunächst wird danach unterschieden, wie zugänglich bzw. geschlossen ein System ist:
Offene Procurement-Systeme
- für eine Vielzahl von Nutzern zugänglich
- stellen digitale Kataloge verschiedener Anbieter bereit
- Zulieferer und Angebote können direkt verglichen werden
- benötigen weder spezielle Software noch Schnittstellen
- keine automatische Einbindung der Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem
- Spezielle Form: B2B-Marktplätze im Internet
Halboffene Systeme
- Von Händlern/ Lieferanten bereitgestellt, um das eigene Produktportfolio zu vermarkten
- B2B-Kunden werden in das interne Netz des Lieferanten eingebunden
- Bestellungen über eine Standard-Browserschnittstelle direkt im Lieferantensystem
- Teilweise Einsicht in Lagerbestände und Tracking
- Anbindung an das eigene Warenwirtschaftssystem über eine gesicherte Schnittstelle teils möglich
Geschlossene Systeme
- Ermöglichen die exklusive Anbindung zwischen beschaffendem Unternehmen und Lieferanten
- Implementierung einer Beschaffungssoftware oder Einbindung in ein geschlossenes System
- Teils in ERP-Systeme eingebunden und über VPN-Netzwerke realisiert
- Direkte Verbindung der Firmennetze von Kunden und Lieferanten
- Ermöglichen hohe Standards in Bezug auf die Übertragungs- und Datensicherheit
- Entsprechende Schnittstellenanpassung notwendig
- Vorrangig für enge und dauerhafte Partnerschaften geeignet
Zudem wird unterschieden, wer das System anbietet bzw. betreibt:
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Lieferantensysteme/ Netzwerk-Marktplatz (sell-side-Lösungen):
- Lieferanten bieten die nötige Plattform an und bestimmen die Konditionen
- Bündelung aller Angebote und Dienstleistungen eines Anbieters auf einer Plattform
- Teils ist eine Registrierung oder VPN-Anbindung erforderlich
- Verkäufer können Waren optimal präsentieren, um möglichst viele Aufträge zu generieren
- Lassen sich seitens des Lieferanten problemlos in ERP-Systeme integrieren
- Zur Verfügung steht lediglich das Angebot des betreffenden Lieferanten
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Beschaffersysteme/ Beschaffer-Marktplatz (buy-side-Lösungen):
- Zugriff auf breiten Produktkatalog der gelisteten Lieferanten
- Externe Kataloge der Lieferanten können über ein Desktop-Purchasing-System (DPS) in das eigene ERP-System hinzugefügt werden
- Geschäftskund*innen können Angebote komfortabel vergleichen
- Sind das eigene Warenwirtschaftssystem integrierbar
- Bestellungen können über das eigene Open Catalog Interface (OCI) vorgenommen werden
- Cloudbasierte Systeme ermöglichen umfassende Administration, Analyse, Social Collaboration und Einbindung mobiler Geräte
- Enge Kollaboration möglich
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E-Commerce-Marktplätze/ Online-Plattformen (many-to-many-Lösungen):
- Many-to-many-Lösungen sind offene Systeme mit Funktionen für Bestellabwicklung
- Dienen als Bindeglied zwischen Lieferanten und Geschäftskunden
- Hersteller und Lieferanten veröffentlichen Produktkataloge
- Große Auswahl an Lieferanten/ Vielzahl potenzieller Kund*innen
- Bieten gute Vergleichsmöglichkeiten
- Einheitliche Benutzeroberfläche mit Multi-Lieferantenkatalog
- Möglichkeit, Produkte verschiedener Anbieter in einem Warenkorb zu bestellen
4. Nützliche Tools für ein erfolgreiches E-Procurement
Diese Plattformen und Systeme können Unternehmen bei der digitalen Beschaffung unterstützen:
- SAP Ariba ist eine Cloudbasierte Plattform, die sich für größere oder mittelgroße Unternehmen eignet und den gesamten Beschaffungszyklus abdeckt.
- SAP Business Network ist eine B2B-Plattform, die weltweit bereits von Millionen Unternehmen genutzt wird, um das digitale Lieferantennetzwerk weiter auszubauen.
- ERP-Systeme wie SAP S/4HANA nterstützen Einkaufsverantwortliche dabei, Prozesse zu straffen und nahezu in Echtzeit Einblicke in Unternehmensausgaben, Lieferanten und Marktinformationen zu erhalten.
Weitere Beschaffungs-Plattformen sind zum Beispiel:
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Deutschland und Europa:
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Weltweit
Fazit: E-Procurement als wichtiger Bestandteil des Supply Chain Management
Strategisch eingesetzt sind digitale Beschaffungsprozesse ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Lieferkette. In Kombination mit weiteren Lösungen wie Supply Chain Management Plattformen oder Risk Mapping können Unternehmen die Effizienz, Transparenz und Sicherheit ihrer Warenbewegungen weiterhin steigern. Vor allem kollaborative, digitalisierte Prozesse vom Einkauf über den Transport auf der langen Strecke und Lagerhaltung bis hin zur Auslieferung führen zu ganzheitlich verbesserten Geschäftsmodellen und Serviceleistungen für B2B-Partner und Endkund*innen.