Mit Order Management komplexe Lieferkettenprozesse beschleunigen

Kund*innen erwarten heutzutage nahtlose Einkaufserlebnisse: Bestellungen sollen ohne große Hürden aufgegeben und Retouren unkompliziert verarbeitet werden können. Die Aufgabe der Logistik ist dabei, die benötigten Waren und Güter so sicher, effizient und nachhaltig wie möglich von einem Ort zum anderen zu bewegen. Damit dies gelingt, müssen die Aufträge optimal geplant und koordiniert und die einzelnen Abschnitte der Lieferkette passgenau aufeinander abgestimmt werden. Wir zeigen Ihnen, welche Rolle ein aktives Order Management dabei spielt und wie Unternehmen von einer intelligenten Auftragsverwaltung profitieren.

Order Management – ein zentraler Prozess in der Supply Chain

Ein Auftrag beginnt, wenn eine Bestellung aufgegeben wird, und endet erst dann, wenn das Produkt bei den Endkund*innen eintrifft – egal, ob ein Unternehmen im B2B- oder B2C-Bereich tätig ist. Doch Bestellvorgänge sind komplex: Schon ein kleiner Fehler in der Auftragsabwicklung kann dazu führen, dass Waren nicht lieferbar sind, verspätet eintreffen oder sogar falsche Produkte versendet werden. Derlei Erfahrungen wirken sich negativ auf die  Kundenzufriedenheit aus und können zu Umsatzeinbußen führen. Doch wie lassen sich die Abläufe und Prozesse besser gestalten? Ein durchdachtes Order Management schafft Abhilfe: Als elementarer Teil des Supply Chain Managements umfasst es die Annahme, Bearbeitung und Abwicklung von Bestellungen und trägt dazu bei, dass die Waren pünktlich am richtigen Ort eintreffen.

Zu den einzelnen Elementen eines datenbasierten Order Managements zählen:

• Auftragserfassung und -validierung: Über E-Mail, App, Onlineshops, EDI oder andere Kanäle wird die Bestellung aufgegeben, die Informationen über die gewünschten Produkte, Mengen und Liefertermine enthält. Anschließend wird der Auftrag auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft – dazu zählen auch die Validierung der Produktverfügbarkeit, der Zahlungsinformationen und Kundendaten.
• Bestandsprüfung: Sind ausreichende Mengen der gewünschten Waren im Lagerbestand vorhanden, um die Bestellung ausführen zu können? Sollte dies nicht der Fall sein, kann das Order Management alternative Schritte wie Nachbestellungen oder Rückstandsverwaltung einleiten.
• Auftragszuweisung und -abwicklung: Im nächsten Schritt wird der Auftrag an die passenden Lieferanten oder den entsprechenden Standort weitergeleitet. Dabei werden die Bestellungen nach Kriterien wie Dringlichkeit, individuellen Kundenwünschen oder gebuchten Lieferterminen priorisiert. Die schließliche Auftragsbearbeitung im Lager beziehungsweise in der Produktionsstätte umfasst die Kommissionierung, Verpackung und Kennzeichnung der Waren für den Versand.
• Transport und Lieferung: Mit der Wahl des idealen Transportmittels und der optimalen Route unter Berücksichtigung des vereinbarten Liefertermins erfolgt die Planung und Durchführung des Transports bis hin zur Auslieferung an die Kund*innen. Das Order Management sorgt dafür, dass der Status der Aufträge in allen Phasen in Echtzeit verfolgt und nachvollzogen werden kann.
• Berichterstattung und Bestandsmanagement: Über den gesamten Auftragsprozess hinweg bietet das Order Management Einblick in die Daten, um die Rückverfolgbarkeit aller Schritte zu gewährleisten. Die Informationen dienen gleichzeitig der Berichterstattung, Leistungsanalyse und Prozessoptimierung. Auf der Grundlage der erfassten Daten können der Lagerbestand aktualisiert und automatisch Nachbestellungen ausgelöst werden.

Wie Unternehmen von einem fortschrittlichen Auftragsmanagement profitieren

Die DNA für eine effiziente Bestandskontolle sind digitale Daten: Unternehmen erhalten mit einem smarten Order Management von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung Einblick in alle automatisierten Vorgänge. Verantwortliche können durch diese erhöhte Supply Chain Visibility flexibel und agil auf veränderte Bedingungen reagieren und erforderliche Anpassungen zügig umsetzen: Die Einsicht in und der Zugriff auf alle Phasen der Bestellvorgänge ermöglicht es, Aufträge gebenenfalls zu priorisieren oder spontan Lieferrouten zu verändern.

Dabei sorgt die Automatisierung von einzelnen Abwicklungsschritten, wie beispielsweise der Komissionierung oder Verpackung der Produkte, für eine Beschleunigung und damit für kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Lieferungen. Gleichzeitig werden Fehler, die bei manuellen Dateneingabe und -verarbeitung schnell entstehen können, erheblich reduziert. Die dadurch entstehende Genauigkeit im Hinblick auf den Lagerbestand, die Warenverfügbarkeit und den Bestellstatus ermöglicht Unternehmen, durch optimale Ressourcennutzung operative Kosten zu senken und ihre Rentabilität zu steigern. Denn: Order Management Systeme sind skalierbar und können an das Wachstum eines Unternehmens angepasst werden, sodass auch ein steigendes Bestellvolumen zügig abgefertigt werden kann.

Der Zugriff auf die relevanten Daten der Auftragsabwicklung sowie deren umfangreiche Analyse hilft Verantwortlichen, strategische Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und die Lieferkettenperformance zu verbessern. Nicht zuletzt verwaltet ein effizientes Order Management auch Aspekte der Customer Journey und verbessert die Kommunikation mit den Kund*innen, da Informationen zum Versandstatus oder voraussichtlichen Lieferterminen in Echtzeit weitergegeben werden.

Die Zukunft des Order Managements ist digital

Ein aktives Order Management ist das Herzstück einer effizienten und kundenorientierten Logistik und umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung. Mithilfe von fortschrittlichen digitalen Lösungen behalten Unternehmen nicht nur den Überblick über ihren Lagerbestand, sondern können auch die Performance ihrer Lieferkette überwachen und bei Bedarf Prozesse zügig anpassen und optimieren. Während ERP-Systeme integrierte Plattformen zur Verwaltung von Aufträgen, Finanzen oder Lagerbeständen zur Verfügung stellen, ermöglicht Cloud-Computing den standortunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen.

Transport-Management-Systeme wiederum ermöglichen die Planung und Steuerung der physischen Warenbewegungen. Auch Barcode- und RFID-Technologien kommen häufig zum Einsatz, um Produkte identifizieren und auf ihrem Weg zum Zielort digital nachverfolgen zu können. Sie verbessern zudem die Genauigkeit der Bestandsverwaltung und Komissionierung. Unterstützt wird dieser Prozess von Sensoren und Internet of Things. Welche digitale Lösung die ideale für die eigene Auftragsverwaltung ist, hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Meist funktioniert ein integrativer Ansatz mit kombinierten Technologien am besten, um die Chancen und Möglichkeiten vollumfänglich zu nutzen.