Compliance Management: So wird das Vertrauen in die Lieferkette gestärkt

Compliance ist im Logistikumfeld von zentraler Bedeutung: Sie dient der Risikoprävention und somit dem Schutz von Unternehmen und seinen Mitarbeitenden. Da die Themen Nachhaltigkeit und Sorgfaltspflichten zunehmend an Fahrt gewinnen, sollten sich Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich auf steigende Transparenzanforderungen an die gesamte Lieferkette einstellen. Wir beleuchten Herausforderungen und Vorteile des Compliance Managements und erläutern, welche Technologien hierbei unterstützen.

Inhalt:

1. Nachhaltigkeit, Lieferkettengesetz, CSRD – Compliance Management als Erfolgsfaktor
2. Compliance als Teil des Risk Managements
3. Diese Technologien unterstützen bei der Compliance-Einhaltung
4. Fazit: Mit Compliance Management die Lieferkette im Blick behalten

1. Nachhaltigkeit, Lieferkettengesetz, CSRD – Compliance Management wird wichtiger für Unternehmen

Datenschutzbestimmungen, Menschenrechte, Umweltschutz, Steuervorschriften, Nachhaltigkeit – die Ansprüche, die Unternehmen in ihren Produktions- und Beschaffungsabläufen erfüllen müssen, steigen. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund des seit Januar 2023 geltenden Lieferkettengesetzes und der anstehenden Einführung der neuen CSRD für Nachhaltigkeitsberichte liegt der Fokus zunehmend auf Compliance. Unternehmen sind angehalten, bestimmte Gesetze, Vorschriften sowie ethische Standards einzuhalten und sicherzustellen, dass ihre Entscheidungen, Aktivitäten und Verhaltensweisen in Übereinstimmung mit den relevanten Richtlinien stehen. Vor allem die Einbeziehung von Nachhaltigkeitsaspekten wie die ESG-Kriterien wird dabei zu einem wichtigen Thema.

Compliance in der gesamten Lieferkette einzuhalten ist herausfordernd, da die Supply Chain häufig aus zahlreichen Akteuren besteht, die sich über verschiedene Länder und Regionen erstrecken. Firmen können unbeabsichtigt gegen Ethik- und Compliance-Regeln verstoßen, zum Beispiel wenn Lieferanten oder Partner gesetzliche Standards im Bereich Umweltschutz oder Arbeitsrecht verletzen. Um derartige Risiken zu reduzieren und teure Konsequenzen zu vermeiden, wird ein strategisches Lieferantenmanagement künftig unerlässlich. Zudem müssen Unternehmen bei globalen Lieferketten auch international geltende Richtlinien berücksichtigen und darauf achten, dass in anderen Ländern andere Vorschriften bindend sind. Verstöße gegen Gesetze können dabei nicht nur teuer, sondern auch rufschädigend sein.

Eine wirksame Compliance-Strategie bringt viele Vorteile mit sich:

• Schaffung einer positiven Unternehmenskultur: Ein verantwortliches Handeln von Unternehmen mit klar definierten Compliance-Standards kann dazu beitragen, die Mitarbeitermotivation und -bindung zu steigern – der Umgang im Betrieb basiert auf Transparenz, Vertrauen und Integrität.
• Mehr Vertrauen, verbessertes Image: Unternehmen, die ihre Compliance-Bemühungen transparent gestalten, zeigen, dass sie Verantwortung übernehmen und die Richtlinien ernst nehmen. Das kann ihre Reputation als handlungsfähiger Akteur in der Wirtschaft verbessern und das Vertrauen von Geschäftspartnern und Investoren stärken.
• Wettbewerbsvorteile: Wer sich an den Bedürfnissen und Anforderungen von Kunden orientiert sowie umweltfreundlich, nachhaltig und ethisch agiert, kann sich von der Konkurrenz abheben, die Geschäftsmöglichkeiten erweitern und sich als vertrauenswürdige und verantwortungsbewusste Organisation positionieren.
• Vermeidung von Risiken, Sanktionen und Bußgeldern: Werden Compliance-Standards eingehalten, reduzieren Unternehmen das Risiko, gegen Vorschriften zu verstoßen. Sie verhindern dadurch hohe Geldstrafen, rechtliche Konsequenzen oder Reputationsverluste.

Nicht zuletzt kann ein strategisches Compliance Management die Effizienz von Arbeitsprozessen steigern: Zur Risikominimierung werden die bestehenden Systeme nach klaren Richtlinien und Verfahren regelmäßig überwacht und Schwachstellen dadurch frühzeitig identifiziert und behoben.

2. Compliance als Teil des Risk Managements

Unternehmen benötigen ein umfassendes Verständnis der eigenen Lieferkette und Zulieferer, damit Compliance im Supply Chain Management wirksam werden kann: Es gilt nicht nur für sie selbst, sondern auch für Lieferanten, dass sie die erforderlichen Compliance-Standards einhalten. Deshalb sollten Unternehmen klar definierte Verhaltenskodizes und Vertragsklauseln im Supply Chain Management implementieren, die die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Umweltstandards, Datenschutz, Arbeitsbedingungen und Ethik umfassen.

Eine effektive Compliance-Strategie zahlt auf das Risk-Management ein: Werden entsprechende Standards etabliert und die Aktivitäten aller beteiligten Lieferkettenakteure transparent gemacht, können Risiken frühzeitig identifiziert werden. Dabei gilt es mögliche unethische oder illegale Praktiken von Lieferanten sorgsam zu prüfen. Beispielsweise ist die Kontrolle von Arbeitsbedingungen in Fabriken, Minen oder im Bergbau von zentraler Bedeutung, aus denen Rohstoffe für die weitere Produktion der Waren bezogen werden. Weitere Compliance-Verstöße können Geldwäsche, Korruption, Verletzung des Arbeitsschutzgesetzes oder des Datenschutzes, unlauterer Wettbewerb oder Steuerhinterziehung sein.

Outsourcing als fester Bestandteil vieler Supply Chains kann zu intransparenten Prozessen führen und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien erschweren. Denn Transparenz ist eine Grundvoraussetzung, um überprüfen zu können, ob gesetzliche und ethische Vorschriften bei Lieferanten und Geschäftspartnern eingehalten werden. Hierfür können Unternehmen auf moderne Technologien und Tools zurückgreifen.

3. Diese Technologien unterstützen bei der Einhaltung von Compliance

Technologien spielen bei der Umsetzung von Compliance-Strategien eine immer entscheidendere Rolle. Mit der nötigen digitalen Ausstattung sind Unternehmen in der Lage, ihre Supply Chain transparenter zu gestalten, Data Sharing zu betreiben und Herausforderungen zu begegnen. Diese technischen Lösungen sind besonders hilfreich:

• Compliance-Management-Software: Sie bietet eine zentralisierte Plattform an und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Compliance-Aktivitäten zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Auch können Risikobewertungen durchgeführt sowie Aufgaben und Maßnahmen verfolgt werden.
• Datenanalyse-Tools: Diese Anwendungen helfen, umfangreiche Datensätze zu untersuchen und potenzielle Regelverstöße oder Risiken aufzudecken. Mit ihnen können Unternehmen Dashboards und Berichte erstellen, Datenanalysen durchführen sowie Abweichungen und Ausreißer in den Datensätzen aufspüren.
• Risk-Management-Tools: Diese Tools sind darauf ausgerichtet, Risiken in den Geschäftsaktivitäten der Unternehmen zu erkennen, Analysen und Berichte anzufertigen und Risikoindikatoren zu überwachen.
• Blockchain-Technologie: Sie soll die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Prozessen verbessern, indem sie eine sichere, unveränderliche Aufzeichnung von Transaktionen ermöglicht. Dabei wird sichergestellt, dass alle beteiligten Parteien vertrauenswürdig sind.
• Künstliche Intelligenz und Machine Learning: KI und ML identifizieren Compliance-Risiken, erkennen Muster und Trends in Daten und ergreifen automatisch Maßnahmen, um Verstöße zu vermeiden. Auch können sie unstrukturierte Daten wie E-Mails, Verträge und Dokumente analysieren und Transkationen überwachen.

Die Komplexität und Dynamik vieler Lieferketten erfordern eine möglichst lückenlose Einsicht in die Daten der einzelnen Prozessschritte sowie eine enge Zusammenarbeit mit allen Lieferanten und Partnern. Damit sensible Kundendaten und Geschäftsinformationen gemäß den Datenschutzgesetzen sicher aufbewahrt und weiterverarbeitet werden, sollten Unternehmen auf eine entsprechende IT-Sicherheit achten.

Verstoßen Unternehmen gegen Compliance-Richtlinien, kann das zu erheblichen Konsequenzen führen: Neben hohen Bußgeldern, Reputationsschäden und regulatorischen Konsequenzen ist auch eine Störung der Lieferkette möglich, sollten Lieferanten aufgrund von Regelbrüchen zeitweilig ausfallen. Das zeigt, wie wichtig es ist, ein wirksames Compliance Management zu etablieren, damit alle Beteiligten sich an gesetzliche, soziale, ethische und ökologische Bestimmungen halten.

4. Fazit: Mit einem Compliance Management die Lieferkette im Blick behalten

Ein Compliance Management unterstützt Unternehmen dabei, komplexe Lieferketten mit vielen Akteuren zuverlässig im Blick zu behalten und ein gemeinsames Verständnis für die abgestimmten Arbeitsprozesse zu schaffen. Indem Unternehmen Compliance-Informationen offenlegen, zeigen sie sowohl Mitarbeitenden als auch Kunden und Lieferanten, dass sie sich um die Einhaltung ethischer Grundsätze bemühen und Verantwortung für ihr Handeln übernehmen. So wird die Zukunftsfähigkeit gefördert und das Vertrauen zwischen Unternehmen, Lieferanten, Kunden und anderen Stakeholdern aufgebaut und gestärkt.